OLÍMPICA

Olímpica, el segundo retail de mayor importancia en Colombia, afrontó en el 2017 un reto tecnológico de gran envergadura para mejorar la experiencia de los servicios tecnológicos, los cuales entre 2012 y 2015 se potencializaron con una solución de servidores Power de IBM y un sistema de almacenamiento previamente adquirido de HP.

La solución empezó a reportar demoras considerables por el alto volumen de información que significaba el rápido crecimiento de la compañía.

Poco a poco el sistema de procesamiento llegó al 100% de su capacidad, lo que aumentó los reportes de retención de procesos y retrasos de horas y días, e incluso la cancelación de procesos, muchos de los cuales era necesario abortar y fragmentar para cumplir con los requerimientos operacionales.

Esta demanda desbordada obligó a los usuarios a realizar procesos dispendiosos de consolidación y presentación de reportes con tiempos de ejecución prolongados. Por su parte el sistema de almacenamiento aumentó considerablemente el tiempo que tomaba en realizar una copia de respaldo general, la cual se hacía una vez por semana y obligaba a una pausa prolongada de la operación.

Todo este volumen de información financiera, contable y comercial amenazaba paulatinamente con mayor lentitud del sistema, ineficacia de los procesos e incluso con la posible pérdida de datos críticos para el negocio.

Uno de los principales beneficios de la solución fue la mejora considerable de la experiencia de los usuarios concurrentes que tiene la compañía, quienes realizan más de 14 millones de operaciones diarias en la base de datos de SAP. Según los líderes del proyecto John Fernando Calderón, gerente de sistemas, y Armando Rodríguez, gerente de infraestructura TI de Olímpica, el nivel de eficiencia se elevó en promedio un 30% en todos los procesos, agregando valor a las actividades diarias de las diversas dependencias. Entre otros:

A esto se suma una mejora sustancial que también procesa el consolidado diario que ingresa del sistema POS, lo cual le permite a la empresa saber con mayor agilidad la operación contable diaria de cada punto de venta. Antes este proceso tardaba días en hacerse. Así mismo, el esquema diseñado develó el nivel de demanda latente, la cual era incierta. Los usuarios realizan tareas que antes era prácticamente imposible hacer, ya que algunos procesos que tomaban 2 días o 6 horas, tras la implementación, ahora se realizan en una hora o 15 minutos, respectivamente. Parte de los logros importantes está contar con backups diarios de toda la información a través de la tecnología Flash Copy de IBM, una característica de almacenamiento de alto rendimiento que mejora la experiencia de los usuarios. Para los gerentes de Sistemas e Infraestructura de la empresa barranquillera, esta integración tecnológica, altamente escalable, permitió establecer la política de almacenamiento de información en discos de estado sólido como estrategia de confiabilidad y seguridad de la misma. Así mismo, los costos del área de TI mejoraron ostensiblemente por el modelo On-Demand en el procesamiento, especialmente en épocas de alto flujo comercial, controlando de mejor manera la entrega de recursos a los usuarios. Todo esto también le facilitó a la compañía estar a la par de las necesidades propias del negocio y su actividad comercial, la cual incluye en promedio la apertura de 25 tiendas al año en todo el país y una apuesta posterior al mercado electrónico.

El éxito de esta solución permitió rediseñar otros componentes del área de TI como lo es la adecuación de un nuevo Data Center en la sede principal, proyecto que demuestra el esfuerzo de la compañía por mantener su posición competitiva, gracias a aliados tecnológicos como Redsis que se afianza como un proveedor e integrador de amplia experiencia y su conocimiento de los desafíos de negocio que afrontan empresas como Olímpica en Colombia.